a) Dokumentation Einhaltung Getrenntsammlungs- und Vorbehandlungspflicht
Die getrennte Sammlung von Gewerbeabfällen sowie die Zuführung von Abfallgemischen zu einer Vorbehandlungsanlage sind zu dokumentieren.42
Die Darlegungs- und Beweislast für die Erfüllung der Pflichten liegt ausschließlich beim Abfallerzeuger oder Abfallbesitzer. Die Dokumentation ist zwingend und muss vorgehalten werden, um sie auf Verlangen der zuständigen Behörde vorlegen zu können.43
Fragen und Antworten:
Wie lange muss eine Dokumentation aufbewahrt werden?
Mindestens drei Jahre ( jeweils vom Datum ihrer Erstellung an gerechnet). Anhaltspunkt sind die Aufbewahrungspflichten der Nachweisverordnung für gefährliche Abfälle.44 Wenn für gefährliche Abfälle die Nachweise nur drei Jahre aufzubewahren sind, kann es für ungefährliche Abfälle keinesfalls länger sein.
Es empfiehlt sich aber, die Aufbewahrungsfrist mit der zuständigen Behörde abzuklären.
Wie lange darf eine Behörde längstens rückwirkend eine Dokumentation anfordern?
Nicht länger als die Aufbewahrungsfrist (längstens drei Jahre); siehe aber auch nächste Frage unten
(1) Dokumentation Getrenntsammlungspflicht und Abweichen von der Getrenntsammlung
Die Dokumentation der getrennten Sammlung der in § 3 Abs. 1 genannten Abfallfraktionen kann alternativ durch Lagepläne, Lichtbilder, Praxisbelege wie Liefer- oder Wiegescheine oder ähnliche Dokumente erfolgen.45
Dabei empfiehlt es sich aus Transparenzgründen auch für Fraktionen, die bei einem Verpflichteten regelmäßig anfallen könnten, aber aktuell nicht anfallen, dies in der Dokumentation kenntlich zu machen.
So ist dem Abfallerzeuger immer bewusst, dass er solche Abfallströme getrennt zu erfassen hätte, sofern sie doch anfallen sollten. Das Wahlrecht hat der Abfallerzeuger oder Abfallbesitzer.46
Sofern sich die örtlichen Gegebenheiten und die sonstigen Rahmenbedingungen (z. B. Behältersystem, Abfallzusammensetzung, Verwertungswege) nicht verändern, kann die Dokumentation grundsätzlich einmalig erfolgen und muss nicht aktualisiert werden. Ändern sich die maßgeblichen Bedingungen wesentlich und hat dies einen nicht nur minimalen Einfluss auf die Getrenntsammlung, muss die Dokumentation aktualisiert und angepasst werden.
Fragen und Antworten:
Wie lange muss die einmalige Dokumentation aufbewahrt werden, sofern sich die Rahmenbedingungen nicht ändern?
Die jeweils aktuell gültige Dokumentation muss vorgehalten werden. Eine nicht mehr aktuelle Dokumentation muss mindestens drei Jahre aufbewahrt werden (siehe auch Fragen oben).
Ist eine Rechnung (ggf. Gebührenbescheid) ein ausreichender Praxisbeleg?
Viele Leistungen gerade aus dem Umleererbereich werden heute schon beleglos erbracht, der Kunde erhält nur noch eine Rechnung.
Ja, sofern Menge und Abfallart eindeutig aus der Rechnung ablesbar sind.
In Zweifelsfragen empfiehlt es sich, den Kontakt zur zuständigen Behörde zu suchen.
Der Entsorger der jeweiligen Abfallfraktion hat gegenüber dem Abfallerzeuger eine Erklärung abzugeben, dass er die jeweilig übernommene Abfallfraktion zur Vorbereitung zur Wiederverwendung oder zum einem Recycling zuführt.47
Dabei wird bewusst auf eine weitergehende Dokumentation „bis in die letzte Anlage“ verzichtet. Bei dem „beabsichtigten Verbleib“ ist lediglich die Art der Verwertung zu benennen, nicht aber die konkrete Entsorgungsanlage.
Es reicht also z. B. bei Altpapier der Hinweis auf „diverse Papierfabriken“. Als Mindestinhalt sind in der Erklärung der Name und die Anschrift des Annehmenden sowie die Masse und der beabsichtigte Verbleib des Abfalls anzugeben.
Der operative Entsorger muss dem Abfallerzeuger eine Erklärung über Masse und Verbleib des übernommenen Abfalls mit Name und Anschrift des Entsorgers übermitteln (§ 3 Abs. 3 Nr. 2). Was passiert wenn keine Verwiegung erfolgt?
Die Umrechnung erfolgt mittels Tabellen, vgl. oben Praxishinweise zur Berechnung der 90-Prozent-Getrenntsammlungsquote (S.14)
Wie oft und wann ist die Erklärung des Entsorgers gem. § 3 Abs. 3 Nr. 2 abzugeben?
Regelmäßig mindestens einmalig bei Beginn der Nutzung des Verwertungsweges sowie bei Änderungen.
Wie ist zu verfahren, wenn ausnahmsweise keine Zuführung der getrennt gesammelten Abfälle zur Vorbereitung zur Wiederverwendung oder zum Recycling erfolgt?
Die LAGA-Mitteilung M34 (vgl. S. 58 oben) geht hier über den Verordnungstext hinaus und verlangt im Wege eines „erst-recht-Schlusses“, dass der Übernehmende auch die weitere (sonstige) Verwertung oder Beseitigung zu bestätigen hat. Die in § 3 Absatz 3 Satz 2 Nr.2 GewAbfV genannten Mindestinhalte für die Bestätigung gelten danach entsprechend.
Das Abweichen von der Pflicht zur getrennten Sammlung (Ausnahmefälle der technischen Unmöglichkeit oder der wirtschaftlichen Unzumutbarkeit) ist zu dokumentieren.48
Da diese Ausnahmefälle nach dem Willen des Verordnungsgebers wirklich die Ausnahme darstellen sollen, sind naturgemäß an diese Dokumentation hohe Anforderungen seitens der zuständigen Behörden zu stellen. Hier können z. B. Lichtbilder zur Dokumentation von räumlich beengten Verhältnissen, die eine getrennte Sammlung von Abfallfraktionen ausschließen, vorgelegt werden.
In der Verordnungsbegründung findet man zur Dokumentation der wirtschaftlichen Unzumutbarkeit den Hinweis, dass insbesondere Kostenbetrachtungen zur getrennten bzw. gemeinsamen Sammlung unter Einbeziehung von Angeboten zur Sortierung der Gemische anzustellen seien. Eine doppelte oder mehrfache Ausschreibung sei allerdings nicht erforderlich.
Daher ist zu empfehlen, die jeweiligen Kosten für eine getrennte Sammlung und anschließende stoffliche Verwertung gegenüber den Kosten einer gemeinsamen Erfassung und anschließender Sortierung der Gemische in einer Vorbehandlungsanlage transparent aufzubereiten. Wenn jedoch keine Angebote zur Entsorgung der getrennten Fraktionen auf dem Markt verfügbar seien, könne – so die Verordnungsbegründung – auch die wirtschaftliche Unzumutbarkeit gegeben sein.
(2) Dokumentation Vorbehandlungspflicht und Abweichen von der Vorbehandlungspflicht
Als Dokumentation für die ordnungsgemäße Erfüllung der Pflicht zur Zuführung der Gemische zu einer Vorbehandlungsanlage wird in der Praxis unter anderem ein „Übernahme-Nachweis“49 des Betreibers einer Vorbehandlungsanlage dienen50. Hinzuweisen ist darauf, dass es sich bei dem „Übernahme-Nachweis“ nicht um eine Erklärung der Vorbehandlungsanlage oder des Entsorgers handeln muss, sondern dass dies nur eine der verschiedenen Nachweis-Optionen ist, die der Abfallerzeuger auf Anforderung der Behörde vorzulegen hat.
Einen „Übernahme-Nachweis“ gem. § 4 Abs. 5 Satz 2 stellt z. B. der Entsorgungsvertrag mit der Vorbehandlungsanlage dar. Die davon zu unterscheidende sog. „Betreiber-Erklärung“51 (siehe nachfolgend c) ist erst seit dem 01.01.2019 verpflichtend vorgeschrieben.
Von besonderem Interesse sind für die zuständige Behörde sicherlich die Nachweise für das Vorliegen der Ausnahmefälle der technischen Unmöglichkeit und der wirtschaftlichen Unzumutbarkeit. Für den Nachweis der fehlenden technischen Möglichkeit können z. B. Lichtbilder zur Dokumentation der Zusammensetzung der anfallenden Abfallgemische bzw. Lichtbilder oder Lagepläne zur Dokumentation der fehlenden Möglichkeiten der Erzeugung von Abfallgemischen, die einer Vorbehandlung zugeführt werden, genutzt werden.
Zur Dokumentation der wirtschaftlichen Unzumutbarkeit können Angebote von Sortieranlagen und sonstigen Verwertungsanlagen herangezogen werden. Der Verordnungsgeber erläutert in seiner Begründung, dass eine parallele Ausschreibung beider Entsorgungswege nicht erforderlich sei. Wenn keine Angebote zur Vorbehandlung auf dem Markt verfügbar seien, sei in jedem Fall die wirtschaftliche Unzumutbarkeit gegeben.
Deshalb könnten auch Anfragen bei Vorbehandlungsanlagen mit negativem Ergebnis für die Dokumentation genutzt werden.
b) Dokumentation Sonderfall Getrenntsammlungsquote
Die Getrenntsammlungsquote von 90 Prozent – und nur diese – muss sich der Abfallerzeuger durch einen zertifizierten Sachverständigen bestätigen lassen, sofern er denn diese Ausnahmemöglichkeit nutzen möchte. Es genügt der Nachweis der Erreichung der Getrenntsammlungsquote; ein darüber hinausgehender Nachweis, bspw. dafür dass für die restlichen 10 Prozent eine Getrenntsammlung nicht möglich ist, ist nicht erforderlich.
Generell bezieht sich die Getrenntsammlungsquote jeweils auf das vorangegangene Kalenderjahr. Dieser (von einem Sachverständigen zertifizierte) Nachweis ist jeweils bis zum 31. März des Folgejahres zu erstellen und der Behörde auf Verlangen vorzulegen.
c) Bestätigung durch die Vorbehandlungsanlage („Betreiber-Erklärung“)
Seit dem 01.01.2019 hat sich der Abfallerzeuger gem. § 4 Abs. 2 bei der erstmaligen Übergabe der Gemische von dem Betreiber der Vorbehandlungsanlage in Textform bestätigen zu lassen, dass die Anlage die Anforderungen nach § 6 Abs. 1 und Abs. 3 erfüllt – dies ist die Erfüllung der Sortierquote von 85 Prozent und die technische Ausstattung gemäß Anhang I der GewAbfV.
Die Recyclingquote von 30 Prozent, die die Vorbehandlungsanlagen seit dem 01.01.2019 erreichen müssen, ist nach dem Verordnungstext nicht Teil der zu bestätigenden Angaben der Vorbehandlungsanlage gegenüber dem Abfallerzeuger.52
Die Abfallerzeuger und -besitzer können sich die Sortierquoten-Dokumentation53 sowie die Ergebnisse der letzten Fremdkontrolle54 (sofern dieser nicht über ein EfB-Zertifikat o. ä.55 verfügt) vorlegen lassen. Andere geeignete Nachweise werden durch die Regelung aber nicht ausgeschlossen56. Die Betreiber-Erklärung hat lediglich bei der erstmaligen Übergabe zu erfolgen. Eine erneute Bestätigung ist erst im Falle eines Anlagenwechsels erforderlich.
Im Fall der Beauftragung eines Entsorgers, der nur die Beförderung des Abfallgemisches durchführt, ist die Bestätigungserklärung gegenüber diesem abzugeben57 und dieser hat ohne schuldhaftes Zögern den Erzeugern und Besitzern mitzuteilen, dass die Anlage die genannten Anforderungen erfüllt. Dies – so die Verordnungsbegründung – betrifft auch den Fall, dass die Anlieferung über Umschlaganlagen bzw. Zwischenlager erfolgt.
42 § 3 Abs. 3 bzw. § 4 Abs. 5 GewAbfV
43 Vgl. auch Verordnungsbegründung - BT-Drs 18/10345, S. 80.
44 Vgl. § 25 Abs.1 NachwV: Die zur Einrichtung und Führung der Register Verpflichteten haben die (...) in die Register einzustellenden Belege oder Angaben drei Jahre, jeweils vom Datum ihrer Einstellung in das Register an gerechnet, in dem Register aufzubewahren oder zu belassen. Der Zulassungsbescheid für die Abfallentsorgungsanlage kann eine längere Dauer bestimmen als nach Satz 1 vorgesehen.
45 § 3 Abs.3 Satz 2 Nr. 1 GewAbfV
46 In der Verordnungsbegründung zu § 3 Abs. 3 (BT-Drs 18/10345, S. 80) heißt es, dass bewusst keine zwingenden Vorgaben über das „Wie“ der Dokumentation gemacht worden seien, um in der Praxis etablierte Dokumentationsverfahren nicht zu gefährden. Die angeführten Beispiele seien daher nicht abschließend, müssten der Behörde bei Nachfrage jedoch eine eindeutige Beurteilung des Einzelfalls ermöglichen. Insbesondere könne dabei auf bereits für andere Zwecke vorhandene Dokumente zurückgegriffen werden. So könne der Aufwand für die Dokumentation verringert werden.
47 § 3 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 GewAbfV
48 § 3 Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 GewAbfV
49 § 4 Abs. 5 Satz 2 aE GewAbfV; vergleichbar mit der Übernahme-Erklärung nach § 3 Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 GewAbfV für getrennt gehaltene Abfallfraktionen.
50 Der „Übernahme-Nachweis“ ist deutlich zu unterscheiden von der „Betreiber-Erklärung“ gem. § 4 Abs. 2, siehe zu letzterer unten c).
51 Erklärung nach § 4 Abs. 2 Satz 1 GewAbfV (Übergangsfrist: § 15 Abs. 2 GewAbfV).
52 § 4 Abs. 2 GewAbfV– Zwar sagt die Verordnungsbegründung zu § 4 Abs. 2, dass sich die Erzeuger und Besitzer der Gemische auch die von der Anlage bislang erreichte Recyclingquote (§ 6 Abs. 5 Satz 1) nachweisen und bestätigen lassen sollen. Dies findet sich im Text der Verordnung nicht wieder, so dass die ab dem 01.01.2019 zu gebende Bestätigung der Vorbehandlungsanlage bei der erstmaligen Übergabe der Gemische nach diesem Zeitpunkt nur die Erfüllung der Sortierquote von 85 Prozent sowie die technische Ausstattung mit den im Anhang 1 der GewAbfV dargestellten Aggregaten bestätigen muss.
53 Nach § 4 Abs. 2 Satz 2 die Dokumentation nach § 6 Abs. 4 Satz 1 GewAbfV.
54 § 11 Abs. 1 GewAbfV
55 § 11 Abs. 3 GewAbfV
56 Nach dem Sinn und Zweck der Regelung kommt es darauf an, dass die Erzeuger und Besitzer der Abfallgemische Kenntnis davon erlangen, dass die angelieferten Gemische in der Vorbehandlungsanlage ordnungsgemäß so behandelt werden, dass recyclingfähige Fraktionen aus der Sortierung entstehen.
57 § 4 Abs. 2 Satz 3 und 4 GewAbfV
